Trong quá trình hoạt động, hợp đồng lao động là một trong những văn bản pháp lý quan trọng nhất đối với doanh nghiệp. Đây không chỉ là cơ sở xác lập quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động mà còn là căn cứ để giải quyết các tranh chấp phát sinh.
Tuy nhiên, trên thực tế nhiều doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn mắc phải những sai sót trong việc ký kết và quản lý hợp đồng lao động, dẫn đến rủi ro pháp lý, tranh chấp lao động hoặc bị xử phạt hành chính.
Dưới đây là 5 sai lầm phổ biến mà doanh nghiệp cần tránh:
1. Không ký hợp đồng lao động đúng thời hạn
Một lỗi khá phổ biến là doanh nghiệp để người lao động làm việc trong thời gian dài nhưng không ký hợp đồng lao động bằng văn bản.
Theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam, hợp đồng lao động phải được ký kết khi người lao động bắt đầu làm việc, trừ một số trường hợp đặc biệt đối với công việc có thời hạn rất ngắn.
Việc không ký hợp đồng có thể dẫn đến các rủi ro:
- Doanh nghiệp bị xử phạt vi phạm hành chính;
- Khó chứng minh quyền và nghĩa vụ khi xảy ra tranh chấp;
- Bị truy thu nghĩa vụ liên quan đến bảo hiểm xã hội;
- Không được khấu trừ chi phí hợp lý, hợp lệ khi tính thuế TNDN (chi phí chi trả cho người lao động).
2. Nội dung hợp đồng lao động không đầy đủ
Nhiều doanh nghiệp sử dụng mẫu hợp đồng đơn giản hoặc sao chép từ nguồn không chính thống, dẫn đến việc thiếu các nội dung quan trọng.
Theo quy định tại Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động phải có các nội dung chủ yếu như:
- Thông tin của người sử dụng lao động và người lao động;
- Công việc và địa điểm làm việc;
- Thời hạn của hợp đồng lao động;
- Mức lương, hình thức trả lương, thời hạn trả lương;
- Chế độ nâng lương, phụ cấp và các khoản bổ sung khác;
- Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
- Trang bị bảo hộ lao động;
- Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp;
- Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề.
Việc thiếu các nội dung này có thể khiến hợp đồng không rõ ràng hoặc khó áp dụng trong thực tế, đặc biệt khi phát sinh tranh chấp.
3. Quy định lương, thưởng không rõ ràng
Một số doanh nghiệp chỉ ghi mức lương cơ bản trong hợp đồng mà không quy định rõ các khoản phụ cấp, thưởng hoặc cơ chế trả lương.
Điều này dễ dẫn đến tranh chấp khi người lao động cho rằng doanh nghiệp:
- Trả lương không đúng thỏa thuận;
- Thay đổi chính sách lương mà không thông báo;
- Cắt giảm phụ cấp.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Mức lương không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng theo quy định của pháp luật;
- Theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP, mức lương tối thiểu vùng áp dụng từ ngày 01/01/2026 như sau:
- Vùng I: 5.310.000 đồng/tháng
- Vùng II: 4.730.000 đồng/tháng
- Vùng III: 4.140.000 đồng/tháng
- Vùng IV: 3.700.000 đồng/tháng
- Doanh nghiệp hoạt động tại địa bàn nào thì phải áp dụng mức lương tối thiểu tương ứng với vùng đó.
4. Chấm dứt hợp đồng lao động không đúng quy định
Một sai lầm nghiêm trọng là đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động không đúng quy định pháp luật.
Ví dụ:
- Không báo trước theo thời hạn luật định;
- Không có căn cứ hợp pháp để chấm dứt hợp đồng;
- Không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ khi chấm dứt hợp đồng.
Theo quy định của pháp luật lao động, nếu chấm dứt hợp đồng trái pháp luật, doanh nghiệp có thể phải thực hiện các nghĩa vụ như:
- Nhận người lao động trở lại làm việc;
- Trả tiền lương, đóng bảo hiểm cho thời gian người lao động không được làm việc;
- Bồi thường ít nhất 02 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động;
- Thanh toán các khoản quyền lợi khác cho người lao động (nếu có).
5. Kết luận
Hợp đồng lao động không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là công cụ pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp quản trị nhân sự và phòng ngừa tranh chấp.
Để hạn chế rủi ro pháp lý, doanh nghiệp nên:
- Xây dựng mẫu hợp đồng lao động phù hợp với quy định pháp luật;
- Rà soát định kỳ các hợp đồng đang áp dụng;
- Tham vấn chuyên gia pháp lý khi cần thiết.
Việc tuân thủ đúng quy định pháp luật lao động không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro mà còn góp phần xây dựng môi trường làm việc ổn định và bền vững.